年末調整をアナログでやる会社の人事部事務処理員の愚痴を書きしたためますね

1年ももう少しで終わる11月・・

給与を出している私の所属部署、人事部ではこのシーズンが来たかと、慌ただしくなります・・

そう、

年末調整。

アンチ・アナログ派なミレニアル世代のtmoが、

会社で経験した年末調整処理業務がいかにもハードすぎたので、ここに愚痴をしたためさせてくださいませ!!

従業員1000名弱分をすべて書類で見ていき、システムに入力していくツラミ

他の会社でどうやってるかは存じませんが(やってる人教えて)、

私の勤める会社では下記の流れで年末調整を進めております。

①生命保険、扶養、配偶者控除、健康保険をそれぞれ、社員名、分かっている情報は入った状態で部署順に印刷

印刷するだけならシステムから出力して、コピー機が頑張るだけでいいですね。

家族情報や会社で天引きしている保険料も合わせて印字されて出てきます。

②各社員の書類セットを作り、クリップどめして配布準備

部署Aのaさんの生命保険、扶養、配偶者控除、健康保険のセットをクリップ留め、

bさんの生命保険、扶養、配偶者控除、健康保険のセットをクリップ留め、

cさんの生命保険、扶養、配偶者控除、健康保険のセットをクリップ留め、

・・・

部署Aが終わったら、部署B、部署Cも同様にやっていく・・

1000人分終わるまで・・・

 

エグい。

 

クリップどめだけで、1000人分なので、一人10秒としても、2時間以上・・

この作業、下っ端に押し付けてくるので、黙々とやっています。

③各部署へ配布します。

戻ってくるな。

④回収します。

戻ってきちゃった。

机の周りが書類の束になっていきます。。

 

⑤部門ごとに順番に並べ戻す、提出チェックしてファイルに綴る

これを、

これに戻す作業です!!

 

部門ごとに全員出したことをチェックしてなおかつ順番にしてもらえばいいものの、、

何も指示をしていないので、

ザッ!!と部署ごとにまとまった状態で出されたものをこちらで並べ直す必要があります。

少人数の部署ならいいですが、最大100人規模の部署もあって、、大変。

 

出し忘れたと後から出しに来る人もいれば、

部署の人に見せたくないと、自分だけ個別に出したりすると、

後から部署順→社員順にすることを考えると大迷惑。。

紙をペラペラしてるだけなのに、ここまでの作業だけでも膨大な事務作業量になってます。。。

 

⑥控除額確認

生命保険、扶養、配偶者控除、健康保険のそれぞれをチェックします。

ポイントは、

  • 予め印字した情報は訂正されて返ってきていないか??
  • 自分で記入してきた情報は添付の証明書と一致した情報になっているか??

というところ。なかでも、最もチェックが大変なのが、

生命保険。

その他は、扶養家族がいない若手独身者やママさん社員、共働きの子なしなどはほぼ関係ないので、

1000人いても該当するのが半分以下になったりします。

 

でも、生命保険は、殆どの社員が自分で支払って何かしら保険を掛けているというもの。

細かいチェックが必要なのですが、、後述します。

⑦システムに入力

添付書類と金額が一致していることを確認していたら、システムに入力し、

入力して反映させた数字は合っているか読み合わせします!

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ツッコミどころたくさん生命保険

先程の⑥で紹介したように、ペラペラアナログ仕分けだけでなく、

生命保険のチェックがエグいのですが・・。

何がエグいのか、ツッコミどころがたくさんなので、愚痴っていきます。

生命保険会社から来る証明書が超見づらい!!

まず生命保険のなにがエグいのかというと。

新制度か旧制度かが重要なのに、証明書が見づらい。

 

新なのか旧なのか時間かけて探さねばならない書式。

旧という一文字を探すのがしんどいんですよね・・・

分けて書いてある保険会社はまだいいほうです。

社員の証明書の貼り方のセンスがない!!

旧か新かが書いているところを糊付けしている社員もいれば・・

全部重ねて見づらくしている社員。

8万以上の何個も掛けてる人なんなん超えてたらその保険書く必要ないんですけど!!

という方、いろいろいます。。

私の考える改善策

  • 年末調整の証明資料は紙ベースではなく、データでもらう。

データで貰えば、天引きしている社員分は、手入力の作業がなくなります。

  • 全員もはや給与天引きにしてくださいまし

証明書と見比べる作業が辛いので、全部天引きにしたい会社で扱う会社固めようよ

  • 社員に教育する

丁寧さに徹した指示書があれば、マニュアル通り動いてくれそう

そもそも、マイナンバーって、銀行口座とか会社が紐付かれて、税金関係すべて解決するってやつでしたよね?

早く導入してほしい~~!!

そして世の中には、年末調整を紙ベースではなく、

電子上で全て済ませられて、保険の証明書もカメラで撮影してアップロードすればそれでよい、

なんて給与システムもあるようで・・いいなあ~~!!!

 

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